Skargi i odwołania
Odwołania
Klient ma prawo złożenia odwołania, do Dziekana Wydziału Bezpieczeństwa, Logistyki i Zarządzania WAT, w terminie 14 dni od daty otrzymania decyzji wydanej przez Dyrektora CCJ w zakresie:
- nie wydania, zawieszenia, cofnięcia certyfikacji oraz ograniczenia, odmowy certyfikacji lub nie rozszerzenia zakresu certyfikacji,
- niezadowalającego dla organizacji wyniku rozpatrzenia skargi,
- negatywnej weryfikacji EMAS.
Odwołania rejestrowane są w Sekretariacie Dziekana oraz w „Rejestrze skarg i odwołań” prowadzonym przez kierownictwo CCJ.
W oparciu o pisemną opinię Dziekana Wydziału Bezpieczeństwa, Logistyki i Zarządzania WAT, CCJ wdraża niezbędne korekcje i działania korygujące (o ile zachodzi taka konieczność), a po ich realizacji skuteczność działań oceniana jest przez Dziekana.
Klient pisemnie informowany jest przez Dziekana Wydziału Bezpieczeństwa, Logistyki i Zarządzania WAT o:
- przyjęciu odwołania przez CCJ,
- przebiegu, wyniku i zakończeniu procesu rozpatrywania odwołania.
Składanie, rozpatrywanie i podejmowanie decyzji w sprawie odwołań nie skutkuje żadnymi działaniami dyskryminującymi przeciwko zgłaszającemu odwołanie i/lub skargę.
W całym procesie rozpatrywania odwołań zapewnione są zasady zachowania poufności i bezstronności w odniesieniu do odwołującego i przedmiotu odwołania. W przypadku konieczności ujawnienia tych informacji stronie trzeciej lub na mocy prawa CCJ zobowiązuje się do uzyskania pisemnej zgody zainteresowanego klienta.
W przypadku nie rozstrzygnięcia zaistniałego sporu obowiązują zasady kodeksu cywilnego.
W przypadku uzasadnionych odwołań koszty postępowania ponosi CCJ, a w nieuzasadnionych przypadkach – Klient.
Skargi
Skargi od organizacji lub innych stron, wpływające do CCJ lub jednostki akredytacyjnej (PCA) mogą dotyczyć działalności:
- certyfikacyjnej CCJ,
- certyfikowanego przez CCJ klienta,
- w zakresie realizacji przez CCJ rocznych audytów zewnętrznych przedsiębiorców z branży gospodarki odpadami,
- przedsiębiorców z branży gospodarki odpadami, u których CCJ realizował roczny audyt zewnętrzny.
Dyrektor CCJ wyznacza osobę (nie zaangażowaną w sprawę będącą przedmiotem skargi) odpowiedzialną za analizę zasadności oraz przyczyn skargi. Do której zadań należy:
- potwierdzenie przyjęcia skargi,
- dokładne rozpatrzenie skargi,
- zebranie i weryfikowanie wszystkich niezbędnych informacji do rozpatrzenia skargi,
- określenie propozycji odpowiednich korekcji i działań korygujących,
- powiadomienie certyfikowanej organizacji o złożonej skardze od jej klienta.
Dyrektor CCJ po przeglądzie i analizie dokumentów informuje składającego skargę o przebiegu, rezultacie i zakończeniu rozpatrzenia skargi (jeśli to możliwe).
Skargi dotyczące działalności organizacji certyfikowanych, weryfikowanych (EMAS) lub przedsiębiorców z branży gospodarki odpadami audytowanych przez CCJ są analizowane na podstawie zebranych informacji w CCJ i/lub, jeśli zajdzie taka potrzeba, oceniane w trakcie auditu w nadzorze lub specjalnego (z krótkim terminem powiadamiania).
Zapisy ze skarg dotyczących organizacji audytowanych przez CCJ, złożone przez ich klientów są analizowane w ramach ocen systemów zarządzania dokonywanych przez CCJ.
Skargi rejestrowane są przez Głównego Specjalistę ds. Jakości w rejestrze „Skarg i odwołań”.
W całym procesie rozpatrywania skargi zapewnia się zachowania poufności i bezstronności w odniesieniu do składającego skargę i przedmiotu skargi. W przypadku konieczności ujawnienia tych informacji stronie trzeciej lub na mocy prawa CCJ zobowiązuje się do uzyskania pisemnej zgody zainteresowanego klienta.
Składanie, rozpatrywanie i podejmowanie decyzji w sprawie skarg nie skutkuje żadnymi działaniami dyskryminującymi przeciwko zgłaszającemu skargę
CCJ rozstrzyga razem z klientem i składającym skargę, czy, a jeśli tak jest, to w jakim stopniu, przedmiot skargi i jej rozwiązanie powinny być podane do publicznej wiadomości.
