CERTYFIKACJA KROK PO KROKU
Etapy procesu certyfikacji
1. Złożenie zapytania ofertowego.
2. Akceptacja oferty cenowej.
3. Złożenie wniosku o certyfikację / weryfikację EMAS / przeprowadzenie rocznego audytu zewnętrznego.
4. Przegląd i rejestracja wniosku.
5. Audit początkowej certyfikacji.
6. Wydanie dokumentów certyfikacyjnych.
7. Utrzymanie certyfikacji (audity w nadzorze).
8. Propozycja oferty cenowej na kolejny cykl certyfikacji.
9. Akceptacja oferty cenowej i złożenie wniosku o ponowną certyfikacje.
Opis procesu certyfikacji
Jeśli jesteście Państwo zainteresowani certyfikacją systemów zarządzania zapraszamy do złożenia zapytania ofertowego. W odpowiedzi na przesłane zapytanie ofertowe przedstawimy Państwu wstępne koszty oferty cenowej dotyczące trzyletniego procesu certyfikacji, w przypadku RAZ jednego audytu. Po akceptacji oferty cenowej prosimy o wypełnienie stosownego wniosku o certyfikację . Po dokonanej ocenie pod względem formalnym i merytorycznym przesłanego wniosku wyślemy do Państwa pismo o rejestracji i organizacji auditu. Przeprowadzamy II etapowy audit początkowej certyfikacji (nie dotyczy WSK i RAZ). Celem I etapu jest przegląd udokumentowanych informacji systemu zarządzania i ocena gotowości do II etapu auditu, którego celem jest potwierdzenie zgodności systemu zarządzania z wymaganiami. Na podstawie uzyskania pozytywnych wyników auditu oraz pozytywnej decyzji o certyfikacji wydajemy dokumenty certyfikacyjne na okres trzech lat dla systemów zarządzania, AQAP i WSK.
Pozytywny wynik weryfikacji EMAS skutkuje wydaniem oświadczenia weryfikatora środowiskowego w sprawie czynności weryfikacyjnych i walidacyjnych.
Pozytywny wynik auditu RAZ znajduje swoje odzwierciedlenie w sprawozdaniu z rocznego audytu zewnętrznego.
Przez cały cykl utrzymania certyfikacji prowadzimy co roku audity nadzoru z zachowaniem zasady, że pierwszy audit nadzoru po początkowej certyfikacji, musi być przeprowadzony nie później niż 12 miesięcy od dnia podjęcia decyzji o certyfikacji. W przypadku chęci kontynuacji współpracy w zakresie certyfikacji przeprowadzamy ponowną certyfikację.
Informacje dodatkowe
1. Informacje dotyczące udzielenia, utrzymania, rozszerzenia, ograniczenia, zawieszenia lub cofnięcia certyfikacji zawarte są w umowie z klientem.
2. Wznowienie ważności certyfikacji po jej zawieszeniu może nastąpić po spełnieniu warunków określonych w piśmie do klienta o zawieszeniu certyfikacji.
3. CCJ może odrzucić wniosek o udzielenie certyfikacji lub może odmówić wydania jakiegokolwiek certyfikatu, jeżeli wystąpi zagrożenie dla bezstronności lub klient nie spełnia wymogów odpowiedniego dokumentu odniesienia lub nie spełnia któregokolwiek ze zobowiązań wynikających z Umowy.
4. Klientowi przysługuje prawo przeniesienie ważnej akredytowanej certyfikacji. Przeniesienie odbywa się zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumencie IAF MD 2 oraz zasadami ustalonymi w CCJ.
5. Organizacja zobowiązana jest do powoływania się na przyznaną certyfikację i stosowania znaku certyfikacji zgodnie z informacjami zawartymi w umowie z klientem.
6. W przypadku systemu EMAS, organizacja ma prawo podać do publicznej wiadomości informację o pozytywnej weryfikacji po zakończeniu formalności rejestracyjnych w GDOŚ i ukazaniu się organizacji w krajowym rejestrze systemu EMAS.
7. CCJ zapewnia klientom ubiegającym się o certyfikację, weryfikację EMAS lub poddającym się rocznym audytom zewnętrznym zachowanie poufności informacji oraz zasad bezstronności.
8. Szczegółowe zasady ustalania czasu trwania auditu określone są w opisach poszczególnych systemów zarządzania zamieszczonych na stronie internetowej CCJ.
9. W ramach realizacji procesu certyfikacji, weryfikacji EMAS lub prowadzenia rocznych audytów zewnętrznych klient ponosi koszty zgodnie z ofertą cenową sporządzaną w oparciu o cennik obowiązujący w CCJ. W skład opłat wchodzą:
- opłata stała wnoszona po zarejestrowaniu wniosku oraz przed każdym planowanym auditem w nadzorze/ponownej certyfikacji/weryfikacji EMAS,
- opłata za audit wnoszona jest po przeprowadzonym audicie.
Opłata stała obejmuje następujące elementy:
- przegląd i rejestrację wniosku wraz z załącznikami,
- weryfikację dokumentów poauditowych,
- opracowanie i wydanie dokumentów certyfikacyjnych,
- obsługę informacyjną, administracyjno-biurową i finansową,
- prowadzenie korespondencji.
Opłaty nie podlegają zwrotowi w przypadku przerwania czynności w trakcie trwania procesu certyfikacji/weryfikacji EMAS/realizacji rocznych audytów zewnętrznych oraz nie zależą od wyników przeprowadzanych auditów.
10. Poza zespołem auditującym, w audicie mogą uczestniczyć osoby nie mające wpływu na wynik oceny. Zalicza się do nich m.in.:
- obserwator, który może być członkiem organizacji klienta, konsultantem, personelem obserwującym jednostki akredytującej lub auditorem szkolącym się jednostki certyfikującej (nie ingeruje w prowadzenie audytu),
- ekspert techniczny, który wspomaga pracę auditora (może służyć radą zespołowi audytującemu w celu przygotowania, planowania lub przeprowadzenia auditu) w obszarze technicznym, do którego wyznaczony auditor nie posiada wystarczających kompetencji,
- przewodnik, który towarzyszy auditorowi w celu ułatwienia przeprowadzenie audytu merytorycznie i logistycznie,
- ewaluator, który obserwuje i ocenia pracę auditora w celu okresowej oceny sposobu jego działania w każdym rodzaju systemu zarządzania, do którego dany auditor jest kompetentny,
- tłumacz, który towarzyszy auditorowi w celu ułatwienia komunikacji z klientem w przypadku prowadzenia audytu w języku innym niż język polski (działa pod kierunkiem auditora i nie wpływa na audyt).
