ISO 45001 (HSMS)

Organizacja wielooddziałowa rozumiana jest jako organizacja objęta pojedynczym systemem zarządzania (może dotyczyć kilku norm systemów zarządzania), posiadająca zidentyfikowaną siedzibę centralną (nazywaną dalej centralą – lecz niekoniecznie spełniającą rolę głównego zarządu w organizacji), w której są planowane, nadzorowane lub zarządzane określone działania oraz sieć biur lokalnych lub filii (oddziałów stałych, tymczasowych, wirtualnych), w których działania te są wykonywane w całości lub częściowo.

Przykłady organizacji wielooddziałowych:

• organizacja posiadająca różne lokalizacje stałe, tymczasowe, wirtualne,
• organizacje działające na zasadzie franczyzy,
• przedsiębiorstwo produkcyjne, które ma sieć biur sprzedaży,
• przedsiębiorstwo usługowe mające wiele oddziałów świadczące podobne usługi,
• przedsiębiorstwo prowadzące działalność w wielu filiach.

Oddział stały rozumiany jest jako oddział, w którym organizacja wykonuje prace lub z którego świadczy usługi w sposób ciągły.

Oddział tymczasowy rozumiany jest jako oddział, który został ustanowiony przez organizację w celu wykonywania określonej pracy lub świadczenia usługi w pewnym okresie czasu, a który nie będzie oddziałem stałym (np. plac budowy).

Oddział wirtualny rozumiany jest jako oddział, w której organizacja wykonuje prace lub świadczy usługi korzystając z dostępów sieciowych umożliwiających realizację procesów przez osoby z różnych fizycznych lokalizacji.

Zasady próbkowania – CCJ stosuje próbkowanie dla organizacji wielooddziałowej jeżeli:

• organizacja posiada pojedynczy system zarządzania, ze zidentyfikowaną funkcją centralną odpowiedzialną za dany system i sprawującą nad nim nadzór, w ramach którego organizowany jest wspólny przegląd zarządzania, audity wewnętrzne prowadzone są według spójnego programu we wszystkich oddziałach, inicjowane są wspólne zmiany w systemie zarządzania i dokumentacji systemowej w ramach doskonalenia, rozpatrywania skarg, oceny działań korygujących, itp.,
• organizacja nie musi być jedną osobą prawną, lecz wszystkie oddziały powinny mieć prawne lub kontraktowe powiązanie z funkcją centralą organizacji oraz powinny być objęte pojedynczym systemem zarządzania, ustanowionym, wprowadzonym i poddanym stałemu nadzorowi i auditom wewnętrznym prowadzonym przez funkcję centralną,
• każdy z oddziałów może realizować w całości lub częściowo procesy/działania objęte zakresem systemu zarządzania,
• w oddziałach realizowane są bardzo podobne procesy/działania mieszczące się w zakresie organizacji, podobnymi metodami i według podobnych procedur,
• próbkowanie musi zapewnić możliwość oceny przebiegu procesów funkcjonujących w organizacji wielooddziałowej, na zasadzie jednego przykładu,
• w jednym oddziale stwierdzona jest niezgodność to w pozostałych oddziałach powinna być przeanalizowana taka sama sytuacja i również podjęte działania korygujące i/lub zapobiegawcze. Możliwe jest zwiększenie próbkowania w tych obszarach do czasu upewnienia się, że sytuacja się ustabilizowała,
• została stwierdzona niezgodność z wymaganiami normy w jednym oddziale to dotyczy to całej organizacji wielodziałowej i należy odmówić certyfikacji całej organizacji wielooddziałowej do czasu przeprowadzenia zadowalających działań korygujących; nie można po fakcie zapisania niezgodności wyłączać oddziału, w którym tą niezgodność stwierdzono z procesu certyfikacji.

Zasady ograniczania próbkowania – CCJ nie stosuje próbkowania lub stosuje je w ograniczonym zakresie w następujących przypadkach:

• tam, gdzie wymaganiem normy jest audytowanie zmieniających się czynników lokalnych lub mają zastosowanie wymagania specjalnych programów, które są nadrzędne (np. lotnictwo),
• tam gdzie wymagania innych norm na to nie pozwalają (np. ISO 22000),
• w sektorach krytycznych, w przypadku gdy procesy te nie są podobne,
• podobne procesy realizowane są na różnym poziomie technologicznym i/lub organizacyjnym,
• w bardzo dużych oddziałach, w których próbkowanie ograniczane jest tylko do części procesów.

W przypadku stwierdzenia braku możliwości próbkowania całej organizacji lub w zakresie sektora i/lub normy odniesienia, oceniane są wszystkie oddziały w czasie audytów początkowej i ponownej certyfikacji, a przy audytach w nadzorze 30 % oddziałów, po zaokrągleniu w górę do liczby całkowitej. Program auditów powinien obejmować ocenę wszystkich procesów z zakresu certyfikacji w całym cyklu.

Zasady określania wielkości próbki – liczby auditowanych oddziałów/lokalizacji:

• audit certyfikacji początkowej – liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit jest to pierwiastek kwadratowy z ogólnej liczby oddziałów/lokalizacji, po zaokrągleniu w górę do najbliższej liczby całkowitej.

  

  y – liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit
  x – ogólna liczba oddziałów/lokalizacji auditowanych

• audit w nadzorze – liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit jest to pierwiastek kwadratowy z ogólnej liczby oddziałów/lokalizacji z uwzględnieniem współczynnika 0,6, po zaokrągleniu w górę do najbliższej liczby całkowitej.

  

• audit ponownej certyfikacji– liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit jest to pierwiastek kwadratowy z ogólnej liczby oddziałów/lokalizacji z uwzględnieniem współczynnika 0,8, po zaokrągleniu w górę do najbliższej liczby całkowitej.

  

Czas w każdym oddziale/lokalizacji oblicza się oddzielnie tak, jak dla organizacji jednooddziałowej. Zależnie od zakresu oceny prowadzonej w danym oddziale/lokalizacji, możliwe jest skrócenie, lub wydłużenie czasu trwania auditu. Przyjmuje się zasadę, że wyliczona w ten sposób suma czasu trwania auditów w cyklu 3-letnim w organizacji wielooddziałowej nie może być krótsza od analogicznej sumy wyliczonej jak dla organizacji jednooddziałowej wykonującej ten sam zakres czynności przy uwzględnieniu całkowitego stanu zatrudnionych zaangażowanych w realizację zakresu certyfikacji we wszystkich oddziałach.

CCJ wydaje dokumenty certyfikacyjne, które określają zakres certyfikacji oraz oddziały/lokalizacje nim objęte. W przypadku, gdy wydawane są dokumenty certyfikacyjne dla jednego oddziału zamieszcza się informację, że certyfikacja dotyczy systemu zarządzania całej organizacji, a ważność w/w dokumentów jest uzależniona od ważności certyfikatu głównego. Dokumenty certyfikacyjne zostaną wycofane w całości, jeżeli którykolwiek z oddziałów nie spełnia warunków utrzymania certyfikacji.

W całym procesie certyfikacji CCJ ocenia oddziały/lokalizacje organizacji z uwzględnieniem powyższej metodologii. W procesie certyfikacji, nadzoru i ponownej certyfikacji centrala organizacji wielooddziałowej zawsze jest poddawana ocenie.