+48 261 839 630    centrum@ccj.wat.edu.pl    CCJ na FB

ISO 9001 (QMS)

Zakres akredytacji PCA


Aktualności


Uprzejmie informujemy, że 14.09.2018 r. zakończył się okres przejściowy związany z dostosowaniem do wymagań QMS. Dziękujemy za rzetelne przygotowane się do audytów związanych z przejściem na nowe wymagania. Bazując na wynikach ocen planujemy dalej propagować idee efektywnego systemu QMS opartego na najlepszych rozwiązaniach uznanych na świecie.

Jednocześnie informujemy, ze Przedstawiciel Wojskowej Akademii Technicznej, pracownik CCJ Pan dr inż. Witold Pokora został wybrany, w drodze głosowania i powołany przez Prezesa Polskiego Komitetu Normalizacyjnego na Przewodniczącego KT nr 6 ds. Systemów Zarządzania. Na temat zmian w wymaganiach dotyczących zmian w rodzinie norm systemu QMS będziemy państwa informować na bieżąco.


System QMS


Współczesny rynek oczekuje, aby dostawcy wyrobów i usług byli wiarygodni. Jednym z ważniejszych sposobów ich uwiarygodnienia pod względem jakości, rzetelności oraz możliwości wyegzekwowania wszelkich zobowiązań jest skuteczny i efektywny model systemu zarządzania opracowany zgodnie z wymaganiami QMS.

Międzynarodowa norma ISO 9001 zawiera podstawowe wymagania dla systemu QMS, które powinna spełniać każda firma. Struktura normy jest taka, że może mieć ona zastosowanie do każdego rodzaju wyrobu oraz każdej branży bez względu na wielkość firmy. Wymagania pogrupowane są w siedmiu jakże ważnych obszarach: kontekst, przywództwo, planowanie, wsparcie, działania operacyjne, oceny efektów działania i doskonalenia.

W CCJ certyfikacja systemu zarządzania jakością przeprowadzana jest zgodnie z "Zasadami certyfikacji - Informatorem dla klienta", które udostępnione są w zakładce "Certyfikacja - informacje ogólne" oraz na życzenie Klienta w formie papierowej.

Certyfikacja w CCJ jest zaplanowana w ten sposób, aby przed auditem na miejscu w organizacji można było uzyskać jak największe zaufanie, że organizacja spełnia wymagania normy ISO 9001.


Wdrożenie systemu QMS według modelu preferowanego w serii norm ISO 9000 przynosi szereg wymiernych korzyści przejawiających się między innymi:


  • efektywnym zarządzaniu przez jakość,
  • usprawnieniem funkcjonowania organizacji i zarządzania,
  • podniesieniem prestiżu na rynku krajowym i międzynarodowym,
  • uruchomieniem procesu ciągłego doskonalenia działalności,
  • zapewnieniem sprawnego przepływu informacji o zadaniach i ich realizacji,
  • zapewnieniem systemowego zarządzania zasobami,
  • aktywnym, skutecznym i szybkim identyfikowaniu i rozwiązywaniu problemów,
  • zmianą podejścia do jakości w przedsiębiorstwie - przejrzystością procesów,
  • wzrostem świadomości pracowników dotyczącym celów i dążeń firmy.


W CCJ certyfikacja systemu QMS przeprowadzana jest zgodnie z zasadami certyfikacji, które udostępnione są w zakładce "Certyfikacja - informacje ogólne" oraz na życzenie Klienta w formie papierowej „Zasady certyfikacji – Informator dla Klienta”.

Początkowa certyfikacja w CCJ jest zaplanowana w ten sposób, aby przed auditem na miejscu w organizacji można było uzyskać jak największe zaufanie, że organizacja spełnia wymagania QMS i audit certyfikacyjny zakończony był wnioskowaniem o wydanie certyfikatu.


Głównymi elementami planowania certyfikacji są:


  • Wypełnienie przez organizację wniosku oraz formalny przegląd przez CCJ,
  • Przeprowadzenie I etapu audytu z wykorzystaniem technik zdalnych w tym ewentualna ocean na miejscu, który umożliwia wykluczenie prawdopodobnych rozbieżności dotyczących oceny dokumentacji, daje rzetelną informację o stopniu wdrożenia i doskonalenia systemu zarządzania jakością oraz umożliwia zaplanowanie terminu i przebiegu II etapu auditu,
  • Przeprowadzenie II etapu auditu celem potwierdzenia zgodności.


Zasady ustalania czasu trwania auditu oraz opłat w procesie certyfikacji, nadzoru i ponownej certyfikacji QMS wg ISO 9001 obowiązujące w CCJ


Klienci zainteresowani certyfikacją systemów zarządzania w CCJ mają możliwość otrzymania oferty cenowej po uprzednim wypełnieniu zapytania ofertowego, pobranego ze strony www.ccj.wat.edu.pl. Po złożeniu wniosku o certyfikację z kompletem dokumentacji przygotowywana jest lub potwierdzana oferta opracowana na podstawie kompletnej informacji o funkcjonującym systemie QMS.


Podstawowe zasady ustalania opłat za certyfikację: Cena netto usługi certyfikacyjnej realizowanej przez CCJ wyliczana jest wg poniższego wzoru:

A = B+ (C x D) + E

gdzie:


  • A - cena netto,
  • B - opłata stała, określona w aktualnym cenniku CCJ,
  • C - czas trwania auditu,
  • D - stawka stała za jeden dzień auditu, określona w aktualnym cenniku CCJ,
  • E - koszty zakwaterowania, podróży i wyżywienia auditorów.


Podstawą wykorzystywaną do określania wysokości opłat (stałej oraz za audit) jest efektywna liczba personelu.


Opłata stała pobierana jest przed auditem certyfikacyjnym oraz co roku w trakcie ważności certyfikacji, tj.: dwa miesiące przed planowanym auditem w nadzorze oraz sześć miesięcy przed planowanym auditem ponownej certyfikacji.


Zasady ustalania czasu auditu

Zasady ustalnia czasu auditu są zgodne z podstawowym dokumentem IAF MD5, obowiązkowym w ramach porozumienia IAF potwierdzającym uznanie certyfikatów CCJ na całym świecie. Do określenia czasu auditu przyjmuje się czas poświęcony na:


  • planowanie auditu,
  • przegląd dokumentacji,
  • komunikowanie się z personelem klienta,
  • przeprowadzenie auditu w obiektach klienta (auditu na miejscu - nie krócej jak 80% ustalonego czasu trwania auditu) w ramach 8 godzin pracy, w tym planowane przerwy,
  • opracowanie raportu.


Czas trwania auditu certyfikującego może obejmować techniki auditowania zdalnego (jeżeli jest to możliwe) max do 30 % czasu trwania audit na miejscu.


Podstawą do określenia czasu trwania auditu dla QMS jest efektywna liczba personelu (ELP).


Efektywna liczba personelu jest obliczana z uwzględnieniem następujących czynników:


  • liczba personelu zaangażowanego w ramach zakresu certyfikacji,
  • pracownicy ujęci częściowo w zakresie certyfikacji,
  • forma zatrudnienia: pełny etat, na część etatu, personel niepracujący na stałe (sezonowo, tymczasowo, na umowę o dzieło lub zlecenie),
  • praca w systemie zmianowym.


Czas auditu określa się na podstawie poniższej tabeli z założeniem że zmiana efektywnej liczby personelu jest wartością ciągłą, a nie skokową.


L.p. Efektywna liczba personelu Czas auditu L.p. Efektywna liczba personelu Czas auditu L.p. Efektywna liczba personelu Czas auditu L.p. Efektywna liczba personelu Czas auditu
1 1-5 1,5 7 66-85 6 13 626-875 12 19 3451-5450 18
2 6-10 2 8 86-125 7 14 876-1175 13 20 5451-6800 19
3 11-15 2,5 9 126-175 8 15 1176-1550 14 21 6801-8500 20
4 16-25 3 10 176-275 9 16 1551-2025 15 22 8501-10700 21
5 26-45 4 11 276-425 10 17 2026-2675 16 23 >10700 22
6 46-65 5 12 426-625 11 18 2676-3450 17 24 Do indywidualnych ustaleń Do indywidualnych ustaleń

Przy ustalaniu czasu trwania auditu w odniesieniu do QMS uwzględnia się trzy kategorie uzależnione od ryzyka jakie pociąga za sobą wadliwość wyrobu lub usługi certyfikowanej organizacji:


  • ryzyko wysokie – sytuacja, w której wadliwość wyrobu lub usługi powoduje katastrofę gospodarczą lub stanowi zagrożenie życia;
  • ryzyko średnie – sytuacja, w której wadliwość wyrobu lub usługi może spowodować obrażenie lub chorobę;
  • ryzyko niskie – sytuacja, w której spowodowanie obrażenia lub choroby przez wadliwość wyrobu lub usługi jest mało prawdopodobne.


W zależności od kategorii ryzyka dopuszcza się zwiększenie lub zmniejszenie czasu trwania auditu o 15 %.


Przyjmuje się, że czas auditu w nadzorze (N) wynosi 1/3 auditu certyfikującego (C), auditu ponownej certyfikacji (PC) wynosi 2/3 auditu C.


W czasie nadzoru nad certyfikacją dokonuje się przeglądu czasu trwania planowanych auditów w nadzorze i dla ponownej certyfikacji pod względem jego aktualności.

W czasie auditu certyfikacji początkowej przeprowadza się audit I etapu. CCJ praktycznie planuje od 0,5 do 2 auditodni, w zależności od wielkości efektywnej liczby personelu oraz liczby certyfikowanych systemów. Czas trwania auditu I etapu nie może być dłuższy niż 50% czasu trwania auditu na miejscu.


Zasady ustalania czasu trwania auditu dla organizacji wielooddziałowej


Organizacja wielooddziałowa rozumiana jest jako organizacja objęta pojedynczym systemem zarządzania (może dotyczyć kilku norm systemów zarządzania), posiadająca zidentyfikowaną siedzibę centralną (nazywaną dalej centralą - lecz niekoniecznie spełniającą rolę głównego zarządu w organizacji), w której są planowane, nadzorowane lub zarządzane określone działania oraz sieć biur lokalnych lub filii (oddziałów stałych, tymczasowych, wirtualnych), w których działania te są wykonywane w całości lub częściowo.


Przykłady organizacji wielooddziałowych:


  • organizacja posiadająca różne lokalizacje stałe, tymczasowe, wirtualne,
  • organizacje działające na zasadzie franczyzy,
  • przedsiębiorstwo produkcyjne, które ma sieć biur sprzedaży,
  • przedsiębiorstwo usługowe mające wiele oddziałów świadczące podobne usługi,
  • przedsiębiorstwo prowadzące działalność w wielu filiach.


Oddział stały rozumiany jest jako oddział, w którym organizacja wykonuje prace lub z którego świadczy usługi w sposób ciągły.
Oddział tymczasowy rozumiany jest jako oddział, który został ustanowiony przez organizację w celu wykonywania określonej pracy lub świadczenia usługi w pewnym okresie czasu, a który nie będzie oddziałem stałym (np. plac budowy).
Oddział wirtualny rozumiany jest jako oddział, w której organizacja wykonuje prace lub świadczy usługi korzystając z dostępów sieciowych umożliwiających realizację procesów przez osoby z różnych fizycznych lokalizacji.


Zasady próbkowania – CCJ stosuje próbkowanie dla organizacji wielooddziałowej jeżeli:


  • organizacja posiada pojedynczy system zarządzania, ze zidentyfikowaną funkcją centralną odpowiedzialną za dany system i sprawującą nad nim nadzór, w ramach którego organizowany jest wspólny przegląd zarządzania, audity wewnętrzne prowadzone są według spójnego programu we wszystkich oddziałach, inicjowane są wspólne zmiany w systemie zarządzania i dokumentacji systemowej w ramach doskonalenia, rozpatrywania skarg, oceny działań korygujących, itp.,
  • organizacja nie musi być jedną osobą prawną, lecz wszystkie oddziały powinny mieć prawne lub kontraktowe powiązanie z funkcją centralą organizacji oraz powinny być objęte pojedynczym systemem zarządzania, ustanowionym, wprowadzonym i poddanym stałemu nadzorowi i auditom wewnętrznym prowadzonym przez funkcję centralną,
  • każdy z oddziałów może realizować w całości lub częściowo procesy/działania objęte zakresem systemu zarządzania,
  • w oddziałach realizowane są bardzo podobne procesy/działania mieszczące się w zakresie organizacji, podobnymi metodami i według podobnych procedur,
  • próbkowanie musi zapewnić możliwość oceny przebiegu procesów funkcjonujących w organizacji wielooddziałowej, na zasadzie jednego przykładu,
  • w jednym oddziale stwierdzona jest niezgodność to w pozostałych oddziałach powinna być przeanalizowana taka sama sytuacja i również podjęte działania korygujące i/lub zapobiegawcze. Możliwe jest zwiększenie próbkowania w tych obszarach do czasu upewnienia się, że sytuacja się ustabilizowała,
  • została stwierdzona niezgodność z wymaganiami normy w jednym oddziale to dotyczy to całej organizacji wielodziałowej i należy odmówić certyfikacji całej organizacji wielooddziałowej do czasu przeprowadzenia zadowalających działań korygujących; nie można po fakcie zapisania niezgodności wyłączać oddziału, w którym tą niezgodność stwierdzono z procesu certyfikacji.


Zasady ograniczania próbkowania – CCJ nie stosuje próbkowania lub stosuje je w ograniczonym zakresie w następujących przypadkach:


  • tam, gdzie wymaganiem normy jest audytowanie zmieniających się czynników lokalnych lub mają zastosowanie wymagania specjalnych programów, które są nadrzędne (np. lotnictwo),
  • tam gdzie wymagania innych norm na to nie pozwalają (np. ISO 22000),
  • w sektorach krytycznych, w przypadku gdy procesy te nie są podobne,
  • podobne procesy realizowane są na różnym poziomie technologicznym i/lub organizacyjnym,
  • w bardzo dużych oddziałach, w których próbkowanie ograniczane jest tylko do części procesów.


W przypadku stwierdzenia braku możliwości próbkowania całej organizacji lub w zakresie sektora i/lub normy odniesienia, oceniane są wszystkie oddziały w czasie audytów początkowej i ponownej certyfikacji, a przy audytach w nadzorze 30 % oddziałów, po zaokrągleniu w górę do liczby całkowitej. Program auditów powinien obejmować ocenę wszystkich procesów z zakresu certyfikacji w całym cyklu.


Zasady określania wielkości próbki - liczby auditowanych oddziałów/lokalizacji:


  • audit certyfikacji początkowej - liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit jest to pierwiastek kwadratowy z ogólnej liczby oddziałów/lokalizacji, po zaokrągleniu w górę do najbliższej liczby całkowitej.

    obrazek

    y - liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit
    x - ogólna liczba oddziałów/lokalizacji auditowanych

  • audit w nadzorze - liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit jest to pierwiastek kwadratowy z ogólnej liczby oddziałów/lokalizacji z uwzględnieniem współczynnika 0,6, po zaokrągleniu w górę do najbliższej liczby całkowitej.

    obrazek

  • audit ponownej certyfikacji- liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit jest to pierwiastek kwadratowy z ogólnej liczby oddziałów/lokalizacji z uwzględnieniem współczynnika 0,8, po zaokrągleniu w górę do najbliższej liczby całkowitej.

    obrazek

Czas w każdym oddziale/lokalizacji oblicza się oddzielnie tak, jak dla organizacji jednooddziałowej. Zależnie od zakresu oceny prowadzonej w danym oddziale/lokalizacji, możliwe jest skrócenie, lub wydłużenie czasu trwania auditu. Przyjmuje się zasadę, że wyliczona w ten sposób suma czasu trwania auditów w cyklu 3-letnim w organizacji wielooddziałowej nie może być krótsza od analogicznej sumy wyliczonej jak dla organizacji jednooddziałowej wykonującej ten sam zakres czynności przy uwzględnieniu całkowitego stanu zatrudnionych zaangażowanych w realizację zakresu certyfikacji we wszystkich oddziałach.

CCJ wydaje dokumenty certyfikacyjne, które określają zakres certyfikacji oraz oddziały/lokalizacje nim objęte. W przypadku, gdy wydawane są dokumenty certyfikacyjne dla jednego oddziału zamieszcza się informację, że certyfikacja dotyczy systemu zarządzania całej organizacji, a ważność w/w dokumentów jest uzależniona od ważności certyfikatu głównego. Dokumenty certyfikacyjne zostaną wycofane w całości, jeżeli którykolwiek z oddziałów nie spełnia warunków utrzymania certyfikacji.

W całym procesie certyfikacji CCJ ocenia oddziały/lokalizacje organizacji z uwzględnieniem powyższej metodologii. W procesie certyfikacji, nadzoru i ponownej certyfikacji centrala organizacji wielooddziałowej zawsze jest poddawana ocenie.


Zasady ustalania liczby auditodni dla organizacji wnioskującej o certyfikację zintegrowanych systemów zarządzania lub organizowania auditu połączonego


CCJ dla organizacji, które certyfikują system QMS zintegrowany z, np.: EMS, BHP, FSMS, ISMS, stosuje następujące zasady:


  • podstawą do wyliczania liczby auditodni są efektywne liczby personelu w każdym systemie zarządzania,
  • całkowita liczba auditodni systemu zintegrowanego jest sumą liczb auditodni poszczególnych systemów zarządzania,
  • dopuszcza się zmniejszenie liczby auditodni ze względu na stopień zintegrowania systemów zarządzania.


Ponadto w określaniu ostatecznej liczby auditodni uwzględnia się:


  • rodzaj systemu zintegrowanego,
  • kompetencje zespołu auditującego pod względem możliwości auditowania systemu zintegrowanego przez członków zespołu auditorów,
  • stopień zintegrowania systemu,
  • występujące zagrożenia,
  • redukcja lub zwiększanie czasu trwania auditu,
  • zniżki lub zwyżki wynikające z poniżej przedstawionych przypadków.


W ramach określania czasu trwania auditu mają zastosowanie zniżki lub zwyżki w przypadkach określonych poniżej


Zniżki mogą dotyczyć organizacji:


  • którą CCJ wcześniej już certyfikował,
  • które nie są odpowiedzialne za projektowanie lub inne elementy normy,
  • w których występują działania uznawane za obarczone niskim ryzykiem związane z wyrobem/procesem technologicznym, nie są branżami krytycznymi,
  • posiadających dojrzały system zarządzania lub posiadających doświadczenie w innych systemach zarządzania, uznany przez inną akredytowaną jednostkę certyfikującą (trzecią stronę),
  • które działają na bardzo małym terenie w odniesieniu do liczby pracowników (np. tylko kompleks biurowy),
  • w których realizowany jest audit wspólny (w przypadkach równoczesnej współpracy z innymi jednostkami certyfikującymi),
  • które prowadzą działania o niskiej złożoności, np.:
    • działania związane z jedną główną działalnością (np. serwis, montaż zabezpieczeń, produkcja cegieł, itp.),
    • w których wysoki procent zatrudnionych wykonuje te same proste zadania,
    • identyczne działania na zmianach,
    • proste funkcje w realizowanych procesach,
    • znaczna część personelu pracuje poza lokalizacją, np.: handlowcy, kierowcy, serwisanci i możliwe jest auditowanie w formie przeglądu zapisów,
    • wysoki poziom automatyzacji.


Suma zniżek nie powinna przekraczać 30 %.


Zniżka za 100 % zintegrowania systemu zarządzania z uwzględnieniem pełnej możliwości oceny przez zespół auditorów nie może przekraczać 20% (zniżka jest zmniejszana proporcjonalnie w zależności od stopnia zintegrowania).


Zwyżki mogą dotyczyć organizacji:


  • które mają skomplikowaną logistykę obejmującą więcej niż jeden budynek lub lokalizację, w których prowadzona jest działalność np. konieczność auditowania oddzielnego centrum projektowego,
  • wielodziałowych, w których wymagane jest wizytowanie ich stałych lub tymczasowych oddziałów,
  • w których personel posługuje się kilkoma językami (co powoduje konieczność korzystania z tłumacza/tłumaczy lub wyklucza możliwość pracy poszczególnych auditorów niezależnie od siebie),
  • które mają duży teren w stosunku do liczby pracowników,
  • które mają dużą liczbę przepisów regulujących działalność (np. żywność, leki, lotnictwo, energetyka jądrowa itp.),
  • w których systemy obejmują bardzo skomplikowane procesy lub stosunkowo dużą liczbę nietypowych czynności,
  • podzlecane funkcje i procesy.


Suma wszystkich zniżek opisanych w niniejszych zasadach nie może przekraczać 30 % czasu określonego w powyższej tabeli.