+48 261 839 630    centrum@ccj.wat.edu.pl    CCJ na FB

ISO 9001 (QMS)

Zakres akredytacji PCA


Aktualności

Warunki certyfikacji w CCJ na zgodność z PN-EN ISO 9001:2015-10 (QMS)


Zgodnie z Komunikatem nr 177 z dnia 28.10.2015 r. Polskiego Centrum Akredytacji (PCA) w sprawie akredytacji jednostek certyfikujących systemy zarządzania w zakresie nowych wydań norm PN-EN ISO 9001:2015-10 i PN-EN ISO 14001:2015-09 przypominamy, że:


  • Od 15.09.2015 obowiązuje trzyletni okres przejściowy wdrożenia i certyfikacji wymagań PN-EN ISO 9001:2015-10. Z dniem 15.09.2018 r. norma PN-EN ISO 9001:2009 będzie nieważna, a tym samym posiadane przez Państwa certyfikaty stracą ważność i po tym terminie nie będą mogły być wykorzystywane w celach biznesowych oraz marketingowych.
  • CCJ już jest przygotowany do prowadzenia auditów na zgodność z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2015-10 (w przypadku pozytywnego wyniku auditu nastąpi wydanie dokumentów certyfikacyjnych poza akredytacją. Po uzyskaniu akredytacji wydane certyfikaty zostaną wymienione na koszt CCJ).


ORGANIZACJE UBIEGAJĄCE SIĘ O CERTYFIKACJĘ SYSTEMU ZARZĄDZANIA QMS


  • W dalszym ciągu przyjmujemy wnioski na zgodność z normą PN-EN ISO 9001:2009 (wnioski te będą przyjmowane do dnia 15.09.2017). Certyfikaty wydawane będą z datą ważności do 14.09.2018 r. z zachowaniem trzyletniego cyklu certyfikacji, pod warunkiem poddania się certyfikacji na nową edycję ww. normy w ramach planowanych auditów lub auditu dodatkowego (patrz zasady jak dla organizacji posiadających certyfikat).
  • Już teraz zachęcamy do składania wniosków na zgodność z normą PN-EN ISO 9001:2015-10. We wniosku o certyfikację dostępnym na naszej stronie internetowej (patrz zakładka CERTYFIKACJA) należy zaznaczyć normę QMS oraz w polu "wpisać inne" należy podać rok wydania normy - 2015.
  • Złożenie wniosku o certyfikat PN-EN ISO 9001:2015-10 może spowodować wydanie certyfikatu poza akredytacją oraz dodatkowo wydanie certyfikatu na zgodność z PN-EN ISO 9001:2009 z datą ważności do 14.09.2018 r. z symbolem akredytacji PCA oraz znakiem IAF, po wcześniejszym uzgodnieniu z Klientem.


ORGANIZACJE POSIADAJĄCE CERTYFIKAT SYSTEMU ZARZĄDZANIA QMS


  • W ramach corocznej korespondencji dotyczącej planowanych auditów macie Państwo możliwość zadeklarowania chęci poddania się certyfikacji na zgodność z nowymi wymaganiami QMS. W trakcie auditu niezbędna będzie ocena spełnienia wszystkich wymagań normy PN-EN ISO 9001:2015-10 dlatego też przyjmujemy, że audity będą przeprowadzane w oparciu o kalkulację auditodni jak dla auditu ponownej certyfikacji. Certyfikaty mogą być wydawane z datą ważności na kolejne 3 lata, po wcześniejszym uzgodnieniu z Klientem.
  • Od 2017 roku w korespondencji z Klientem przypominać będziemy Państwu o konieczności przeprowadzania ocen na zgodność z nowymi wymaganiami celem uniknięcia sytuacji utraty ważności certyfikacji dla celów biznesowych z dniem 15.09.2018 r.
  • Dbając o Państwa bezpieczeństwo informujemy, że ostatecznie audity potwierdzające spełnienie wymagań nowej normy powinny być przeprowadzone w ramach ostatniego auditu w nadzorze lub ponownej certyfikacji lub auditu dodatkowego w terminie do 15.06.2018 r., ponieważ przeprowadzenie auditu w terminie późniejszym może być obarczone ryzykiem braku czasu na usuniecie ewentualnych niezgodności.


O warunkach uzyskania certyfikatów potwierdzających zgodność z PN-EN ISO 9001:2015-10 będziemy Państwa na bieżąco informowali na naszej stronie, w korespondencji i/lub oraz ramach kontaktów osobistych. Zachęcamy do udziału w szkoleniach organizowanych przez CCJ w zakresie wymagań nowej edycji normy.


System zarządzania jakością

Współczesny rynek oczekuje, aby dostawcy wyrobów i usług byli wiarygodni. Jednym z ważniejszych sposobów ich uwiarygodnienia pod względem jakości, rzetelności oraz możliwości wyegzekwowania wszelkich zobowiązań jest certyfikowany system zarządzania jakością.

Międzynarodowa norma ISO 9001 zawiera podstawowe wymagania dla systemu zarządzania jakością, które powinna spełniać każda firma. Struktura normy jest taka, że może mieć ona zastosowanie do każdego rodzaju wyrobu oraz każdej branży bez względu na wielkość firmy. Wymagania pogrupowane są w czterech jakże ważnych obszarach: zarządzanie działaniami, zarządzanie zasobami, realizacja wyrobu oraz pomiary, analiza i doskonalenie.

W CCJ certyfikacja systemu zarządzania jakością przeprowadzana jest zgodnie z "Zasadami certyfikacji - Informatorem dla klienta", które udostępnione są w zakładce "Certyfikacja - informacje ogólne" oraz na życzenie Klienta w formie papierowej.

Certyfikacja w CCJ jest zaplanowana w ten sposób, aby przed auditem na miejscu w organizacji można było uzyskać jak największe zaufanie, że organizacja spełnia wymagania normy ISO 9001.


Głównymi elementami planowania certyfikacji są:

  • Wypełnienie przez organizację wniosku i kwestionariusza oraz ich przegląd przez CCJ, który daje wstępną informację o stopniu wdrożenia systemu zarządzania jakością i jego doskonaleniu,
  • Przegląd dokumentacji dostarczonej przez organizację, który umożliwia ocenę zgodności z podstawowymi wymaganiami normy ISO 9001,
  • Przeprowadzenie I etapu auditu w organizacji, który umożliwia wykluczenie prawdopodobnych rozbieżności dotyczących oceny dokumentacji, daje kolejną informację o stopniu wdrożenia i doskonalenia systemu zarządzania jakością oraz umożliwia zaplanowanie terminu i przebiegu II etapu auditu,
  • Przeprowadzenie II etapu auditu celem potwierdzenia zgodności.


Wdrożenie systemu zarządzania jakością i uzyskanie certyfikatu na zgodność z normą ISO 9001 przynosi szereg wymiernych korzyści przejawiających się między innymi:

  • usprawnieniem funkcjonowania organizacji i zarządzania,
  • podniesieniem prestiżu na rynku krajowym i międzynarodowym,
  • uruchomieniem procesu ciągłego doskonalenia działalności,
  • zapewnieniem sprawnego przepływu informacji o zadaniach i ich realizacji,
  • zapewnieniem systemowego zarządzania zasobami,
  • aktywnym, skutecznym i szybkim identyfikowaniu i rozwiązywaniu problemów,
  • zmianą podejścia do jakości w przedsiębiorstwie - przejrzystością procesów,
  • wzrostem świadomości pracowników dotyczącym celów i dążeń firmy.


Zasady ustalania czasu trwania auditu oraz opłat w procesie certyfikacji, nadzoru i ponownej certyfikacji systemu zarządzania jakością wg ISO 9001 obowiązujące w CCJ.

Klienci zainteresowani certyfikacją systemów zarządzania w CCJ mają możliwość otrzymania oferty cenowej po uprzednim wypełnieniu zapytania ofertowego, pobranego ze strony www.ccj.wat.edu.pl. Po złożeniu wniosku o certyfikację z kompletem dokumentacji przygotowywana jest lub potwierdzana oferta opracowana na podstawie kompletnej informacji o funkcjonującym systemie zarządzania jakością.


Podstawowe zasady ustalania opłat za certyfikację: Cena netto usługi certyfikacyjnej realizowanej przez CCJ wyliczana jest wg poniższego wzoru:

A = B+ (C x D) + E

gdzie:


  • A - cena netto,
  • B - opłata stała, określona w aktualnym cenniku CCJ,
  • C - czas trwania auditu,
  • D - stawka stała za jeden dzień auditu, określona w aktualnym cenniku CCJ,
  • E - koszty zakwaterowania, podróży i wyżywienia auditorów.


Podstawą wykorzystywaną do określania wysokości opłat (stałej oraz za audit) jest efektywna liczba personelu.


Opłata stała pobierana jest przed auditem certyfikacyjnym oraz co roku w trakcie ważności certyfikacji, tj.: dwa miesiące przed planowanym auditem w nadzorze oraz sześć miesięcy przed planowanym auditem ponownej certyfikacji.


Zasady ustalania czasu auditu

Zasady ustalnia czasu auditu są zgodne z dokumentem IAF MD5. Do określenia czasu auditu przyjmuje się czas poświęcony na:


  • planowanie auditu,
  • przegląd dokumentacji,
  • komunikowanie się z personelem klienta,
  • przeprowadzenie auditu w obiektach klienta (auditu na miejscu - nie krócej jak 80% ustalonego czasu trwania auditu) w ramach 8 godzin pracy, w tym planowane przerwy,
  • opracowanie raportu.


Czas trwania auditu certyfikującego może obejmować techniki auditowania zdalnego (jeżeli jest to możliwe) max do 30 % czasu trwania audit na miejscu.


Podstawą do określenia czasu trwania auditu dla systemu ISO 9001 jest efektywna liczba personelu (ELP).


Efektywna liczba personelu jest obliczana z uwzględnieniem następujących czynników:


  • liczba personelu zaangażowanego w ramach zakresu certyfikacji,
  • pracownicy ujęci częściowo w zakresie certyfikacji,
  • forma zatrudnienia: pełny etat, na część etatu, personel niepracujący na stałe (sezonowo, tymczasowo, na umowę o dzieło lub zlecenie),
  • praca w systemie zmianowym.


Czas auditu określa się na podstawie poniższej tabeli z założeniem że zmiana efektywnej liczby personelu jest wartością ciągłą, a nie skokową.


L.p. Efektywna liczba personelu Czas auditu L.p. Efektywna liczba personelu Czas auditu L.p. Efektywna liczba personelu Czas auditu L.p. Efektywna liczba personelu Czas auditu
1 1-5 1,5 7 66-85 6 13 626-875 12 19 3451-5450 18
2 6-10 2 8 86-125 7 14 876-1175 13 20 5451-6800 19
3 11-15 2,5 9 126-175 8 15 1176-1550 14 21 6801-8500 20
4 16-25 3 10 176-275 9 16 1551-2025 15 22 8501-10700 21
5 26-45 4 11 276-425 10 17 2026-2675 16 23 >10700 22
6 46-65 5 12 426-625 11 18 2676-3450 17 24 Do indywidualnych ustaleń Do indywidualnych ustaleń

Przy ustalaniu czasu trwania auditu w odniesieniu do QMS uwzględnia się trzy kategorie uzależnione od ryzyka jakie pociąga za sobą wadliwość wyrobu lub usługi certyfikowanej organizacji:


  • ryzyko wysokie – sytuacja, w której wadliwość wyrobu lub usługi powoduje katastrofę gospodarczą lub stanowi zagrożenie życia;
  • ryzyko średnie – sytuacja, w której wadliwość wyrobu lub usługi może spowodować obrażenie lub chorobę;
  • ryzyko niskie – sytuacja, w której spowodowanie obrażenia lub choroby przez wadliwość wyrobu lub usługi jest mało prawdopodobne.


W zależności od kategorii ryzyka dopuszcza się zwiększenie lub zmniejszenie czasu trwania auditu o 15 %.


Przyjmuje się, że czas auditu w nadzorze (N) wynosi 1/3 auditu certyfikującego (C), auditu ponownej certyfikacji (PC) wynosi 2/3 auditu C.


W czasie nadzoru nad certyfikacją dokonuje się przeglądu czasu trwania planowanych auditów w nadzorze i dla ponownej certyfikacji pod względem jego aktualności.

W czasie auditu certyfikującego zawsze przeprowadza się audit I etapu. Czas trwania auditu I etapu wynosi 20 % czasu trwania auditu na miejscu. CCJ praktycznie planuje od.0,5 do 2 auditodnia w zależności od wielkości efektywnej liczby personelu.


Zasady ustalania czasu trwania auditu dla organizacji wielooddziałowej (w tym oddziały tymczasowe).


Organizacja wielooddziałowa rozumiana jest jako organizacja posiadająca zidentyfikowaną siedzibę centralną (nazywaną dalej centralą - lecz niekoniecznie spełniającą rolę głównego zarządu w organizacji), w której są planowane, nadzorowane lub zarządzane określone działania, oraz sieć biur lokalnych lub filii (oddziałów), w których działania te są wykonywane w całości lub częściowo.


Organizacja wielodziałowa może być jedną osobą prawną lub nie, przykłady organizacji wielooddziałowych, to:


  • organizacja posiadająca różne lokalizacje stałe lub tymczasowe,
  • organizacje działające na zasadzie franczyzy,
  • przedsiębiorstwo produkcyjne, które ma sieć biur sprzedaży,
  • przedsiębiorstwo usługowe mające wiele oddziałów świadczące podobne usługi,
  • przedsiębiorstwo prowadzące działalność w wielu filiach.


Oddział tymczasowy rozumiany jest jako oddział, który został ustanowiony przez organizację w celu wykonywania określonej pracy lub usługi w pewnym okresie czasu, a który nie będzie oddziałem stałym (np. plac budowy).


CCJ stosuje próbkowanie dla organizacji wielooddziałowej z zachowaniem następujących zasad:


  • centrala oraz minimum jeden oddział o stałej lokalizacji objęte są jednym systemem zarządzania, w ramach którego organizowany jest wspólny przegląd zarządzania. Audity wewnętrzne prowadzone są według spójnego programu, inicjowane są wspólne zmiany w systemie zarządzania i dokumentacji systemowej w ramach doskonalenia, rozpatrywania skarg, itp.
  • wszystkie oddziały muszą mieć prawne lub kontraktowe powiązanie z centralą, które określają jej uprawnienia,
  • w oddziałach realizowane są tego samego rodzaju procesy, podobnymi metodami i według podobnych procedur,
  • próbkowanie musi zapewnić możliwość oceny przebiegu procesów funkcjonujących w organizacji wielooddziałowej, na zasadzie jednego przykładu,
  • jeżeli w jednym oddziale stwierdzona jest niezgodność to w pozostałych oddziałach powinna być przeanalizowana taka sama sytuacja i również podjęte działania korygujące i/lub zapobiegawcze. Możliwe jest zwiększenie próbkowania w tych obszarach do czasu upewnienia się, że sytuacja się ustabilizowała,
  • jeżeli została stwierdzona niezgodność z wymaganiami normy w jednym oddziale to dotyczy to całej organizacji wielodziałowej i nie można wydać certyfikatu dla całości; nie można po fakcie zapisania niezgodności wyłączać oddziału, w którym tą niezgodność stwierdzono.


Przykładowa minimalna liczba auditowanych oddziałów może wynosić:


  • audit certyfikujący- liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit jest to pierwiastek kwadratowy z ogólnej liczby oddziałów/lokalizacji

    obrazek

    y - liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit,
    x - ogólna liczba oddziałów/lokalizacji auditowanych,

  • audit w nadzorze- liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit jest to pierwiastek kwadratowy z ogólnej liczby oddziałów/lokalizacji z uwzględnieniem współczynnika 0.6 tj.

    obrazek

  • audit ponownej certyfikacji- liczba oddziałów/lokalizacji, w których będzie przeprowadzany audit jest to pierwiastek kwadratowy z ogólnej liczby oddziałów/lokalizacji z uwzględnieniem współczynnika 0.8 tj.

    obrazek

Czas w każdym oddziale/lokalizacji oblicza się oddzielnie tak, jak dla organizacji jednooddziałowej. Zależnie od zakresu oceny prowadzonej w danym oddziale/lokalizacji, możliwe jest skrócenie, lub wydłużenie czasu trwania auditu. Przyjmuje się zasadę, że wyliczona w ten sposób suma czasu trwania auditów w cyklu 3-letnim w organizacji wielooddziałowej nie może być krótsza od analogicznej sumy wyliczonej jak dla organizacji jednooddziałowej wykonującej ten sam zakres czynności przy uwzględnieniu całkowitego stanu zatrudnionych zaangażowanych w realizację zakresu certyfikacji we wszystkich oddziałach.

W całym procesie certyfikacji i nadzoru CCJ ocenia wszystkie oddziały/lokalizacje organizacji z uwzględnieniem powyższej metodologii. W procesie certyfikacji, nadzoru i ponownej certyfikacji centrala organizacji wielooddziałowej/zlokalizowanej w wielu miejscach zawsze jest poddawana ocenie.


Zasady ustalania liczby auditodni dla organizacji wnioskującej o certyfikację zintegrowanych systemów zarządzania lub organizowania auditu połączonego.

CCJ dla organizacji, które certyfikują system QMS zintegrowany z, np.: EMS, BHP, FSMS, ISMS, stosuje następujące zasady:


  • podstawą do wyliczania liczby auditodni są efektywne liczby personelu w każdym systemie zarządzania,
  • całkowita liczba auditodni systemu zintegrowanego jest sumą liczb auditodni poszczególnych systemów zarządzania,
  • dopuszcza się zmniejszenie liczby auditodni ze względu na stopień zintegrowania systemów zarządzania.


Ponadto w określaniu ostatecznej liczby auditodni uwzględnia się:


  • rodzaj systemu zintegrowanego,
  • kompetencje zespołu auditującego pod względem możliwości auditowania systemu zintegrowanego przez członków zespołu auditorów,
  • stopień zintegrowania systemu,
  • występujące zagrożenia,
  • redukcja lub zwiększanie czasu trwania auditu,
  • zniżki lub zwyżki wynikające z poniżej przedstawionych przypadków.


W ramach określania czasu trwania auditu mają zastosowanie zniżki lub zwyżki w przypadkach określonych poniżej.

Zniżki mogą dotyczyć organizacji:


  • którą CCJ wcześniej już certyfikował,
  • które nie są odpowiedzialne za projektowanie lub inne elementy normy,
  • w których występują działania uznawane za obarczone niskim ryzykiem związane z wyrobem/procesem technologicznym, nie są branżami krytycznymi,
  • posiadających dojrzały system zarządzania lub posiadających doświadczenie w innych systemach zarządzania, uznany przez inną akredytowaną jednostkę certyfikującą (trzecią stronę),
  • które działają na bardzo małym terenie w odniesieniu do liczby pracowników (np. tylko kompleks biurowy),
  • w których realizowany jest audit wspólny (w przypadkach równoczesnej współpracy z innymi jednostkami certyfikującymi),
  • które prowadzą działania o niskiej złożoności, np.:
    • działania związane z jedną główną działalnością (np. serwis, montaż zabezpieczeń, produkcja cegieł, itp.),
    • w których wysoki procent zatrudnionych wykonuje te same proste zadania,
    • identyczne działania na zmianach,
    • proste funkcje w realizowanych procesach,
    • znaczna część personelu pracuje poza lokalizacją, np.: handlowcy, kierowcy, serwisanci i możliwe jest auditowanie w formie przeglądu zapisów,
    • wysoki poziom automatyzacji.


Suma zniżek nie powinna przekraczać 30 %.


Zniżka za 100 % zintegrowania systemu zarządzania z uwzględnieniem pełnej możliwości oceny przez zespół auditorów nie może przekraczać 20% (zniżka jest zmniejszana proporcjonalnie w zależności od stopnia zintegrowania).


Zwyżki mogą dotyczyć organizacji:


  • które mają skomplikowaną logistykę obejmującą więcej niż jeden budynek lub lokalizację, w których prowadzona jest działalność np. konieczność auditowania oddzielnego centrum projektowego,
  • wielodziałowych, w których wymagane jest wizytowanie ich stałych lub tymczasowych oddziałów,
  • w których personel posługuje się kilkoma językami (co powoduje konieczność korzystania z tłumacza/tłumaczy lub wyklucza możliwość pracy poszczególnych auditorów niezależnie od siebie),
  • które mają duży teren w stosunku do liczby pracowników,
  • które mają dużą liczbę przepisów regulujących działalność (np. żywność, leki, lotnictwo, energetyka jądrowa itp.),
  • w których systemy obejmują bardzo skomplikowane procesy lub stosunkowo dużą liczbę nietypowych czynności,
  • podzlecane funkcje i procesy.


Suma wszystkich zniżek opisanych w niniejszych zasadach nie może przekraczać 30 % czasu określonego w powyższej tabeli.